REGOLAMENTO PER L’UTILIZZO DI GOOGLE WORKSPACE FOR EDUCATION
Istituto Guido Galli
1. PREMESSA E FINALITÀ DEL SERVIZIO
L’Istituto Guido Galli ha attivato le Google Workspace for Education per il personale scolastico e gli studenti, un insieme di applicazioni messe a disposizione da Google per le scuole, al fine di facilitare, sostenere e motivare l’apprendimento attraverso le nuove tecnologie.
L’obiettivo è di ottimizzare, attraverso le tecnologie di rete, l’attività didattica e la circolazione delle informazioni interne, quali comunicazioni e documentazioni (circolari, modulistica, materiali didattici, attività collaborative). Google Workspace for Education è costituita da un insieme di applicazioni come Gmail (la casella e-mail associata al dominio dell’Istituto), i documenti condivisi (Google Drive), il Calendario, Google Classroom (classi virtuali), Google Meet e gli altri servizi inclusi nella piattaforma educativa Google.
In accordo con le linee guida del Piano Nazionale Scuola Digitale (PNSD), il nostro Istituto ha creato un dominio associato alla piattaforma Google Workspace for Education. Per poter accedere ai servizi è sufficiente attivare l’account fornito dalla Scuola. La piattaforma Google Workspace for Education non include annunci promozionali e non utilizza i dati degli studenti a fini pubblicitari. Inoltre, rappresenta uno strumento inclusivo che consente agli studenti di lavorare in modo collaborativo e condiviso.
2. ACCESSO ALLA PIATTAFORMA E SICUREZZA DEGLI ACCOUNT
Allo scopo di aumentare ulteriormente il livello di sicurezza e di privacy degli account personali, OCCORRE MODIFICARE la password temporanea al primo accesso. Si ricorda che, essendo l’account strettamente personale, la password non potrà essere ceduta a terzi e dovrà essere accuratamente conservata.
Qualora fosse smarrita, è comunque possibile scrivere al seguente indirizzo e-mail: amministratore@icguidogalli.edu.it.
Si ricorda, inoltre, che gli amministratori hanno la possibilità di controllare che gli utenti utilizzino il proprio account per usi esclusivamente didattici e istituzionali. In caso di attività anomale, l’account potrà essere in qualsiasi momento bloccato o revocato ed eventuali utilizzi impropri saranno oggetto di opportuni provvedimenti disciplinari.
3. DURATA E REVOCA DELL’ACCOUNT
L’account sarà revocato dopo 30 giorni dal termine del percorso di studi presso l’Istituto per gli studenti, e dal termine del rapporto lavorativo per il personale scolastico a tempo determinato o indeterminato trasferito presso altra istituzione scolastica.
Nel caso di supplenze brevi, l’account sarà revocato dopo 15 giorni dal termine del contratto.
Pertanto tutti gli utenti dovranno provvedere a scaricare e salvare dal proprio account i materiali e i file di interesse entro tale periodo.
4. COMPITI E RESPONSABILITÀ DEGLI AMMINISTRATORI
Gli Amministratori dei servizi Google Workspace for Education dichiarano di operare con le seguenti modalità:
- Creano gli account e le caselle di posta per gli utenti e generano le credenziali per il primo accesso;
- Gestiscono i gruppi e i relativi account collettivi;
- NON SONO IN ALCUN MODO IN GRADO di conoscere le password personali degli utenti né di accedere ai contenuti delle caselle di posta elettronica o ai dati personali contenuti nelle altre applicazioni Google, salvo i casi previsti dalla normativa vigente o specifiche esigenze tecniche e di sicurezza;
- Possono modificare le credenziali di accesso di un utente SOLO su richiesta esplicita dell’utente stesso (ad esempio nel caso in cui l’utente non riesca più ad accedere al proprio account);
- Non sono in possesso delle password di accesso ai sistemi dei singoli utenti. Le password iniziali vengono modificate dall’utente al primo accesso;
- Possono visualizzare statistiche sull’utilizzo del sistema (ad esempio data dell’ultimo accesso o spazio utilizzato).
5. INFORMAZIONI SULLA PIATTAFORMA
Google Workspace for Education è descritto nel dettaglio nella pagina ufficiale del servizio:
Per ulteriori informazioni sono inoltre disponibili:
6. PRIVACY E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
A tutela della privacy degli alunni, si fa presente che tutti i dati trattati attraverso la piattaforma sono gestiti nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 e delle disposizioni del Ministero dell’Istruzione.
L’amministratore del servizio può gestire gli accessi alle applicazioni attribuendo agli utenti diversi livelli di autonomia in relazione ai ruoli e alle funzioni svolte.
Google non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:
- Dietro consenso del genitore o tutore: Google comunica le informazioni personali a soggetti esterni soltanto previo consenso, ove richiesto dalla normativa vigente;
- Con l’Istituto Guido Galli: gli account Google Workspace for Education, in quanto account gestiti dalla scuola, consentono agli amministratori autorizzati la gestione tecnica e amministrativa dei servizi;
- Per l’elaborazione esterna: Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende di fiducia affinché le elaborino per conto di Google e nel rispetto delle misure di sicurezza e riservatezza previste dalla normativa vigente;
- Per motivi legali: Google può comunicare informazioni personali qualora ritenga in buona fede che l’accesso, l’utilizzo, la conservazione o la divulgazione di tali informazioni siano ragionevolmente necessari per:
- adempiere a obblighi di legge, regolamenti o richieste governative;
- applicare i termini di servizio vigenti;
- individuare, prevenire o contrastare frodi, problemi tecnici o di sicurezza;
- tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza di Google, degli utenti o del pubblico.
7. RIFERIMENTI NORMATIVI
La scuola invita lo studente e la sua famiglia a prendere visione delle regole relative all’uso dei servizi di Google Workspace for Education e delle norme nazionali ed europee che regolamentano l’uso delle piattaforme online, tra cui:
- Regolamento UE 2016/679 (GDPR);
- D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche;
- D.Lgs. 101/2018;
- DPR 28 dicembre 2000 n. 445 e successive modifiche e integrazioni;
- Linee guida AGID e Ministero dell’Istruzione in materia di sicurezza digitale e protezione dei dati personali.
8. CONSENSO E AUTORIZZAZIONI
Al fine di consentire ad ogni studente interessato la fruizione del servizio, è necessario che siano rilasciate all’Istituto le dovute autorizzazioni, sottoscrivendo l’apposito modulo di consenso da parte dei genitori o dei tutori legali.
In mancanza delle autorizzazioni e del consenso all’uso specifico per cui vengono raccolti i dati, non sarà possibile creare l’account individuale e attivare il servizio Google Workspace for Education.
I genitori o i tutori si impegnano a far rispettare le esposte regole di comportamento, pena la sospensione dai servizi forniti.
9. UTILIZZO DEI SERVIZI GOOGLE WORKSPACE FOR EDUCATION
Tramite i loro account Google Workspace for Education, gli studenti possono accedere e utilizzare i servizi principali offerti da Google per il settore Education.
L’Istituto declina ogni responsabilità per l’eventuale perdita o diffusione accidentale di informazioni personali e/o per un uso dell’account diverso da quello didattico e istituzionale.
Google Workspace for Education è conforme agli standard internazionali di sicurezza e protezione dei dati previsti dalla normativa europea.
10. RESPONSABILITÀ DELL’UTENTE
Ogni singolo Utente è responsabile dell’attività espletata mediante il proprio account e si impegna ad adoperarsi attivamente per salvaguardare la riservatezza della propria password e a segnalare qualunque situazione che possa comprometterne la sicurezza.
L’Utente risponderà personalmente di ogni eventuale danno arrecato a sé stesso o a terzi, sollevando contestualmente l’Istituto Guido Galli da ogni responsabilità.
Ciascun Utente si impegna a non utilizzare il servizio per effettuare comunicazioni che arrechino danni o turbative alla rete o a terzi utenti o che violino le leggi e i regolamenti vigenti.
Per una più approfondita conoscenza delle regole da rispettare si rimanda alla consultazione del Regolamento di Disciplina e della Netiquette d’Istituto.
11. REGOLE DI COMPORTAMENTO
- Poiché il servizio costituisce uno dei mezzi di comunicazione tra docenti e studenti, l’utente dovrà accedere alla piattaforma con la frequenza richiesta dagli insegnanti;
- È necessario conservare la password personale e non consentirne l’uso ad altre persone, sostituendola periodicamente. In caso di smarrimento o perdita di controllo della stessa, occorre scrivere tempestivamente all’indirizzo: amministratore@icguidogalli.edu.it;
- Se si utilizza un computer non personale, si consiglia di utilizzare il browser in modalità navigazione anonima/incognito e di effettuare sempre il logout al termine della sessione;
- In Gmail, Classroom e nei gruppi dovranno essere inviati messaggi chiari e pertinenti all’attività didattica, indicando sempre un oggetto esplicativo;
- Non utilizzare la piattaforma per danneggiare, molestare o insultare altre persone;
- Non creare né trasmettere immagini, dati o materiali offensivi, osceni o indecenti;
- Non creare né trasmettere materiale offensivo nei confronti di persone o enti;
- Non creare né trasmettere materiale commerciale o pubblicitario se non autorizzato;
- Quando si condividono documenti, non interferire, danneggiare o distruggere il lavoro dei docenti o dei compagni;
- Non violare la riservatezza degli altri utenti;
- Utilizzare la piattaforma in modo da mostrare considerazione e rispetto verso tutti gli utenti.
12. OBBLIGHI DERIVANTI DALL’UTILIZZO DELLA POSTA ELETTRONICA
Gli utenti prendono atto che è vietato servirsi o dare modo ad altri di servirsi del servizio di posta elettronica e delle applicazioni Google messe a disposizione dell’Istituto Guido Galli per danneggiare, violare o tentare di violare il segreto della corrispondenza e il diritto alla riservatezza.
Gli utenti si impegnano inoltre a non trasmettere o condividere informazioni che possano presentare contenuti pornografici, osceni, blasfemi, diffamatori o contrari all’ordine pubblico o alle norme civili, penali e amministrative vigenti.
Gli utenti si impegnano altresì al rispetto delle norme di buon utilizzo del servizio e in particolare a:
a) non trasmettere, distribuire, condividere o conservare materiale che violi leggi o regolamenti vigenti, inclusi contenuti protetti da copyright, marchi registrati, segreti industriali o altre proprietà intellettuali;
b) non procedere all’invio massivo di comunicazioni non richieste (spam);
c) non utilizzare il servizio per attività pubblicitarie o commerciali non autorizzate.
L’utente si impegna inoltre a non divulgare messaggi ripetitivi o allarmistici (ad esempio false segnalazioni di virus o catene di Sant’Antonio).
13. SANZIONI E TUTELA DEI DATI
Ogni singolo Utente manleva l’Istituto Guido Galli da ogni responsabilità, danno, costo o spesa, incluse eventuali spese legali, derivanti dalla violazione delle presenti disposizioni.
L’Istituto Guido Galli si riserva il diritto di sospendere temporaneamente o revocare definitivamente l’utilizzo del servizio qualora si verifichino violazioni delle presenti indicazioni.
L’Istituto Guido Galli si impegna a tutelare i dati forniti dagli utenti nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali.
Si invitano pertanto i genitori a firmare il modulo in allegato.
Le informazioni riguardanti le credenziali di accesso, rappresentate dal nome utente e dalla password, verranno inviate mediante un messaggio all’indirizzo e-mail indicato dai genitori.
Meet
Consente di comunicare via chat e videoconferenza, sia in bilaterale che in gruppo. Meet elimina tutti gli inconvenienti che possono insorgere durante la partecipazione a una videochiamata di lavoro. Devi solo configurare la riunione e condividere un link, senza preoccuparti che i tuoi colleghi o clienti abbiano l’account o i plug-in giusti. Grazie a un’interfaccia leggera e veloce e alla gestione efficiente dei partecipanti, anche una videochiamata con tante persone diventa un gioco da ragazzi. Meet è completamente integrato con G Suite, quindi puoi partecipare alle riunioni direttamente da un evento o da un invito via email di Calendar.
Classroom
Consente di creare classi virtuali, distribuire compiti e test, dare e ricevere commenti su un’unica piattaforma. Google ha collaborato con educatori di tutto il paese per creare Classroom, uno strumento semplificato facile da utilizzare che permette agli insegnanti di gestire le attività dei corsi. E’ uno strumento gratuito per le scuole ed è incluso nell’accesso a G Suite for Education. Come tutti gli strumenti di Google for Education, soddisfa standard di sicurezza elevati.
Gmail
Non è altro che un servizio gratuito offerto da Google che consente di spedire e ricevere dei messaggi di posta elettronica : ovvero, il servizio email di Google. Per aprire Gmail, puoi accedere da un computer o aggiungere il tuo account all’app Gmail su un telefono o tablet.
Documenti, Fogli, Presentazioni
Consentono a studenti e insegnanti di creare, leggere e modificare documenti in tempo reale. Possibilità di utilizzo off line (senza condivisione).
Drive
Il sistema per archiviare qualsiasi file in modo sicuro e illimitato. Insegnanti e studenti possono condividere i file in modo rapido, invitando altre persone a visualizzare, commentare e modificare qualsiasi file o cartella. L’autore mantiene il controllo del documento e può gestirne l’accesso in qualunque momento.
Moduli
Permette di effettuare un sondaggio o creare rapidamente un elenco di presenze o turni.
Calendar
Permette di creare appuntamenti, promemoria, elenchi di attività da svolgere. Google Calendar è un sistema di calendari concepito da Google : offre infatti la possibilità di creare più calendari, di condividerli e importarli da altri servizi online o sul computer. Google Calendar è parte integrante dell’account Google e si integra con gli altri servizi.